СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ФИНАНСАМИ
В КРУПНОМ РЕСТОРАННОМ ХОЛДИНГЕ
С МОМЕНТА ЗАПУСКА ПРОЕКТА В 2020 ГОДУ КЛИЕНТ СОГЛАСОВАЛ
С ЕЁ ПОМОЩЬЮ 50+ ТЫСЯЧ СЧЕТОВ НА ОПЛАТУ
Клиент Соболев Альянс (ex Ассорти ресторантс) => один
из крупнейших ресторанных холдингов региона, на момент обращения (весна 2020 года) более 22 заведений

С какой задачей обратился клиент
  • Автоматизировать несколько цепочек согласования счетов в зависимости от того, кто из сотрудников запустил процесс
  • Инструмент согласования должен быть удобным и простым, чтобы сотрудники финансового отдела могли наглядно видеть конкретные суммы оплат на ближайшие платежные дни
  • Необходимо сделать интеграцию между Битрикс24 и 1С чтобы вручную не переносить данные между системами
Перед стартом работ клиент передал на оценку схему бизнес-процесса и описание своих пожеланий к будущей системе

Я очень ценю такой подход, он показывает вовлеченность клиента в процесс и заинтересованность в конечном результате
С ЭТОЙ ЗАДАЧИ В НАШЕМ БИТРИКС24 НАЧАЛАСЬ РАБОТА ПО ПРОЕКТУ

Я ПОЛУЧИЛ ОТ КЛИЕНТА ПАКЕТ ДОКУМЕНТОВ С ОПИСАНИЕМ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ, ИЗУЧИЛ ЕГО И ПЕРЕДАЛ СВОЕЙ КОМАНДЕ ДЛЯ ПЕРВОНАЧАЛЬНОГО ОЗНАКОМЛЕНИЯ
ЧТО ПРОИСХОДИЛО НА МОМЕНТ ОБРАЩЕНИЯ
С ПРОЦЕССОМ
«ИСХОДЯЩИЕ ПЛАТЕЖИ КОНТРАГЕНТАМ»
  • Отсутствие единого реестра заявок на оплату поставщикам
    Данные были обрывочными, одна часть хранилась в 1С, другая в Excel, третья в почте. Процесс согласования платежей был сложно управляемым
  • Несистемная коммуникация
    Информация по заявке на оплату терялась в потоке писем на email и переписок в мессенджерах
  • Ручной труд фин.менеджера
    Приходилось вручную, через email обрабатывать заявки на оплату, вручную переносить данные между таблицами и забивать их в 1С

    На это уходило очень много времени + данные терялись и их приходилось перепроверять
  • Неудобство для инициатора
    Инициатор не понимал текущий статус своей заявки на оплату, когда она будет оплачена, согласована ли она

    Чтобы узнать эту информацию приходилось постоянно обращаться в фин.отдел
Ручное и несистемное управление расчетами с контрагентами ограничивало рост компании

Отсутствие единого реестра заявок на оплату не позволяло компании эффективно планировать свои расходы => создавало серьезные финансовые риски здесь и сейчас
Как я выстроил работу
по проекту
Изучил реальные бизнес-процессы
этап, с которого начинаю любой проект
Автоматизировать можно только реально существующие бизнес-процессы, поэтому мы начали работу с их детального разбора

Я выяснил как реально работают сотрудники клиента и выделил более 15 ключевых моментов, которых не было в первоначальном техническом задании, вот несколько из них
  1. Существуют операционные и стратегические расходы, и у них разные цепочки согласования
  2. Если это операционные расходы - необходимо понимать от какого они подразделения или заведения (напомню, в холдинге более 22 заведений)
  3. Если инициатор согласования не указал полную информацию по заявке - её нельзя запускать в работу
  4. В компании существуют платежные дни (вторник и четверг) и при заполнении заявки на оплату нужно дать возможность инициаторам выбрать один из них (остальные даты заблокировать), при этом, финансовый менеджер, который получает заявку после всех согласований, может изменить платежный день
Создал архитектуру решения
Обязательный этап перед переходом
к автоматизации
За окном была весна 2020 года и в Битрикс24 еще не существовало смарт-процессов (именно с их помощью я сейчас автоматизирую подобные процессы)

Исходя из текущих на тот момент возможностей системы я собрал бизнес-процесс «Согласование счетов на оплату» на базе воронки продаж, что оказалось крайне удачным и эффективным решением:

  1. Карточки сделок - это карточки заявок на оплату
  2. Этапы воронки продаж - этапы согласования
  3. Наглядно видно сумму счетов на каждом из этапов согласования
  4. Можно удобно настроить доступы к карточкам заявок на оплату: инициатор видит только свои карточки, руководитель видит карточки сотрудников своего подразделения, финансист видит вообще все заявки на оплату

Для запуска процесса согласования решил разработать отдельный интерфейс, в результате это помогло закрыть две ключевые задачи:

  1. Максимально упростить инициаторам запуск заявки на согласование
  2. Исключить человеческий фактор при запуске процесса
Описал и согласовал техническое задание
Для технического специалиста по настройке бизнес-процессов и разработчика интерфейса «Заявка на оплату»
За основу взял тех.задание и первоначальную документацию которую клиент подготовил самостоятельно и дополнил её теми данными что выяснил на этапе анализа бизнес-процессов

Передал тех.задание на оценку своей команде, а затем согласовал его с представителями клиента: фин.менеджером и руководителем IT-отдела
ПРИМЕР ОЦЕНКИ ЗАДАЧИ ОТ ТЕХНИЧЕСКОГО СПЕЦИАЛИСТА

В ТАБЛИЦЕ ТОЛЬКО СОЗДАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА ПО СОГЛАСОВАНИЮ, БЕЗ РАЗРАБОТКИ ОКНА «ЗАЯВКА НА ОПЛАТУ»
В проекте со стороны клиента с нами работали фин.менеджер и руководитель IT-отдела

Это крайне эффективный и единственный верный подход, когда непосредственный участник процесса участвует в его систематизации
Этап технической реализации
Технический специалист сделал все необходимые настройки, а разработчик создал форму «Заявка на оплату»
Все настройки сделали согласно первоначальному техническому заданию

Как это всегда бывает в ходе работ появились идеи как можно улучшить описанные в ТЗ настройки, мы предложили их клиенту и часть из них реализовали в моменте, а часть оставили для дальнейших доработок
КАК МОЯ КОМАНДА РАБОТАЛА НАД ЗАДАЧЕЙ
Всю работу по техническим настройкам вели в нашем Битрикс24, что упростило мне управление проектом и очень помогло нам на этапе поддержки и сопровождения

Когда возникал вопрос по уже созданным настройкам специалисты поддержки просто открывали все задачи которые команда ранее выполняла по проекту и находили в них нужную информацию
Интеграция между Битрикс24 и 1С
ОДНА ИЗ КЛЮЧЕВЫХ ЗАДАЧ В ЭТОМ ПРОЕКТЕ, ПО КАКОЙ ЛОГИКЕ СИСТЕМЫ ОБМЕНИВАЛИСЬ ДАННЫМИ
  1. Процесс согласования происходил в Битрикс24
  2. Как только счет был согласован и переходил в Битрикс24 в актуальный статус => он автоматически создавался в 1С, где бухгалтер получал задание провести оплату
  3. После того как бухгалтер проводил оплату информация об этом автоматически выгружалась из 1С в Битрикс24, где менялся статус заявки на оплату, а инициатор получал уведомление, что платеж проведен
МАГНИТНАЯ ДОСКА ИЛИ ФЛИПЧАРТ — ЛУЧШИЙ ПОМОЩНИК ПРИ РАЗБОР ИНТЕГРАЦИИ МЕЖДУ БИТРИКС24 И 1С

ГЛАВНОЕ В КОНЦЕ ВСТРЕЧИ НЕ ЗАБЫТЬ ЕЁ СФОТОГРАФИРОВАТЬ

Создал инструкцию по работе
В НЕЙ ТРИ КЛЮЧЕВЫХ БЛОКА
  1. подготовка к работе —> это разовые настройки, которые каждый участник процесса делает перед тем как стартовать работу в системе.
  2. информация по процессу: как работать заявку на оплату (для инициаторов), как согласовать или отклонить заявку (для тех кто будет её согласовывать) и как работать с платежами (для сотрудников финансового отдела)
  3. дополнительные вопросы —> сюда добавили ответы на все вопросы, которые получили от сотрудников клиента во время запуска системы и первичного обучения
16 страниц детальной инструкции, которую дополняли в ходе сопровождения и развития настроек
Тестирование и отладка
КАК ВСЕ ПРОИСХОДИЛО
  1. Тестирование проводили в два этапа, сначала сотрудник моей команды, затем финансовый менеджер, он курировал проект со стороны клиента и именно ему предстояло работать с итоговыми настройками
  2. Благодаря тестированию обнаружили и доработали ряд моментов, которые могли помешать эффективной работе сотрудников в системе
Что клиент получил
в результате
  • 1
    В холдинге появился удобный и функциональный инструмент управления исходящими платежами: создание заявки -> согласование -> передача в оплату -> контроль закрывающих документов
  • 2
    Инициатор из любого отдела может отправить счет на согласование с помощью удобной формы заявки с динамическими полями (разные поля в зависимости от типа счета)
  • 3
    В зависимости от типа счета автоматически запускается нужная цепочка согласования
  • 4
    Каждому участнику процесса приходит запрос на согласование, его можно подтвердить или отклонить.
  • 5
    Все согласованные счета собираются в отдельном статусе, для оплаты в ближайший платежный день
  • 6
    Сотрудники финансового отдела наглядно видят кол-во и общую сумму счетов, которые согласованы к оплате в конкретный платежный день
  • 7
    Инициаторы процесса в режиме реального времени видят статус согласования по своим счетам
  • 8
    В нужный момент данные по счету уходят в 1С, и после проведения оплаты возвращаются в битрикс24
ЧТО НА СЛАЙДАХ
  1. Окно создания заявки на оплату, которую заполняет инициатор процесса
  2. Единый реестр всех заявок на оплату с разбивкой по этапам
  3. При создании заявки инициатор может выбрать желаемую дату оплаты, однако выбор ограничен платежными днями компании, они по четвергам
  4. Если контрагента нет в системе, инициатор создает его прямо во время заполнения заявки
  5. Форма динамическая, некоторые поля появляются и скрываются в зависимости от того, какой тип платежа выбран
Дальнейшая поддержка и сопровождение
С МОМЕНТА ЗАПУСКА НАСТРОЕК ДО ДАТЫ ПОСЛЕДНЕГО ОБНОВЛЕНИЯ КЕЙСА В ФЕВРАЛЕ 2025
Все обращения клиента можно разделить на два типа:

  1. Что-то сломалось или некорректно работает
  2. Незначительные, но важные доработки уже созданных настроек

Ключевой процесс, который мы создали и запустили в 2020 году в любом случае остается неизменным, что получилось благодаря детальной проработке бизнес-процессов и вовлеченности в проект как моей команды, так и ответственных со стороны клиента
НЕКОТОРЫЕ ПРИМЕРЫ ДОРАБОТОК, КОТОРЫЕ МОЯ КОМАНДА СДЕЛАЛА ЗА ЭТО ВРЕМЯ
  1. Убрали лазейку, когда можно было вручную убрать руководителя подразделения из цепочки согласования
  2. Добавили автоматическое добавление дополнительного согласующего в цепочку, если сумма счета больше Х рублей
  3. Добавили дополнительные условия, по которым в зависимости от типа заявки и суммы цепочка согласования динамически изменялась
Что происходит сейчас
Спустя 5 лет после запуска процесса он по прежнему работает при незначительных доработках и изменениях. Бизнес моего клиента при этом продолжает расти и развиваться, открылись новые заведения и подразделения

Для меня это самый главный и ценный показатель, значит я создал реально простой и удобный инструмент, который помог компании навести порядок в исходящих платежах и вырасти дальше
Обсудим решение вашей задачи
+7 922 075-84-04
написать в телеграм
тг-канал