ЕДИНАЯ ЦИФРОВАЯ СРЕДА ДЛЯ ПЕРВОЙ КОМПАНИИ РЕДЕВЕЛОПМЕНТА В РОССИИ
ПЕРЕВЕЗ КЛИЕНТА ИЗ ЗООПАРКА EXCEL-ТАБЛИЧЕК В ЕДИНУЮ ЦИФРОВУЮ СРЕДУ НА БАЗЕ БИТРИКС24
Клиент ООО СпортСтрой => один из лидеров региона в своей сфере, официальный представитель заводов игрового и спортивного оборудования российского производства
С какой задачей обратился клиент
- Упростить работу с клиентами на всех этапах: от получения заявки и расчета сметы проекта до организации монтажных работ
- Создать единую информационную среду, в которой будет работать команда (менеджеры, руководители проектов, бухгалтер и т.д.)
- Сделать так, чтобы каждый участник работы с проектом мог быстро получить всю необходимую информацию
На скриншотах ниже вы увидите весь «зоопарк» табличек, в котором приходилось работать сотрудникам
При всей сложности работы с таком количестве таблиц менеджеры реально старались их вести
При всей сложности работы с таком количестве таблиц менеджеры реально старались их вести
КОМАНДА КЛИЕНТА РАБОТАЛА ОДНОВРЕМЕННО В 5-7 ГУГЛ-ТАБЛИЦАХ
- Таблица новых заявок
- Таблица регистрации коммерческих предложений
- Таблица заказов
- Таблица расчетов с клиентами
- Таблица расчетов с поставщиками
- Таблица заказов в работе
КАК БЫЛА ВЫСТРОЕНА РАБОТА КЛИЕНТА
ПРОЦЕССЫ ОТ НОВОГО ОБРАЩЕНИЯ
ДО СДАЧИ ПРОЕКТА
ДО СДАЧИ ПРОЕКТА
-
Работа в отдельных Excel-таблицахКоторые никак между собой не связаны, в при переносе данных между таблицами информация терялась и искажалась -
Сложно найти нужную информациюМожно было потерять сделку на десятки миллионов рублей или важную информацию по исполнению заказа -
Ручной труд менеджеровВместо того чтобы совершать звонки, высылать КП и делать встречи, менеджеры тратили много времени на ручной перенос данных между таблицами -
Отсутствие актуальной информации для руководителяКлючевые показатели по работе компании собирались вручную (на них уходило немало времени) и с запозданием
Ручная работа с данными по заявкам, отправленным КП, подписанным договорам, исполнению обязательств и графику монтажей существенно ограничивала рост компании
Отсутствие быстрого доступа к актуальной информации по сделкам и заказам в работе создавало для компании серьезные финансовые риски здесь и сейчас
Отсутствие быстрого доступа к актуальной информации по сделкам и заказам в работе создавало для компании серьезные финансовые риски здесь и сейчас
Как я выстроил работу
по проекту
по проекту
Изучил текущие бизнес-процессы и все гугл-таблицы в которых работали сотрудники
продолжительность 1,5 часа
Автоматизировать можно только реально существующие бизнес-процессы, поэтому мы начали работу с их детального разбора
Я выяснил как реально работают сотрудники клиента и выделил более 15 ключевых моментов, которых не было в первоначальном техническом задании, вот несколько из них
Я выяснил как реально работают сотрудники клиента и выделил более 15 ключевых моментов, которых не было в первоначальном техническом задании, вот несколько из них
- Существуют операционные и стратегические расходы, и у них разные цепочки согласования
- Если это операционные расходы - необходимо понимать от какого они подразделения или заведения (напомню, в холдинге более 22 заведений)
- Если инициатор согласования не указал полную информацию по заявке - её нельзя запускать в работу
- В компании существуют платежные дни (вторник и четверг) и при заполнении заявки на оплату нужно дать возможность инициаторам выбрать один из них (остальные даты заблокировать), при этом, финансовый менеджер, который получает заявку после всех согласований, может изменить платежный день
Создал в Битрикс24 все необходимые
для работы реестры
для работы реестры
продолжительность 1 час
ВСЕ РЕЕСТРЫ ВЗАИМОСВЯЗАНЫ МЕЖДУ СОБОЙ, ОДИН РЕЕСТР - ОДИН КОНКРЕТНЫЙ ПРОЦЕСС
- Воронка продаж
- Заявки на просчет
Подготовил инструкции по работе в реестрах
продолжительность 1 час
16 страниц детальной инструкции, которую дополняли в ходе сопровождения и развития настроек
Разобрал вопросы от клиента
продолжительность 1 час
Первые шаги клиента в Битрикс24 — крайне важный этап, на котором я уделяю особое внимание всем возникающим вопросам
Всего мы с клиентом разобрали 29 вопросов, на одни я отвечал прямо в инструкции, а по другим записывал детальные видео с комментариями
Написал техническое задания для команды интегратора Битрикс24
продолжительность 1 час
16 страниц детальной инструкции, которую дополняли в ходе сопровождения и развития настроек
Передал проект интегратору Битрикс24 для дальнейшего развития и сопровождения
Автоматизировать можно только реально существующие бизнес-процессы, поэтому мы начали работу с их детального разбора
Я выяснил как реально работают сотрудники клиента и выделил более 15 ключевых моментов, которых не было в первоначальном техническом задании, вот несколько из них
Я выяснил как реально работают сотрудники клиента и выделил более 15 ключевых моментов, которых не было в первоначальном техническом задании, вот несколько из них
- Существуют операционные и стратегические расходы, и у них разные цепочки согласования
- Если это операционные расходы - необходимо понимать от какого они подразделения или заведения (напомню, в холдинге более 22 заведений)
- Если инициатор согласования не указал полную информацию по заявке - её нельзя запускать в работу
- В компании существуют платежные дни (вторник и четверг) и при заполнении заявки на оплату нужно дать возможность инициаторам выбрать один из них (остальные даты заблокировать), при этом, финансовый менеджер, который получает заявку после всех согласований, может изменить платежный день
Спустя 5 лет после запуска процесса он по прежнему работает при незначительных доработках и изменениях. Бизнес моего клиента при этом продолжает расти и развиваться, открылись новые заведения и подразделения
Для меня это самый главный и ценный показатель, значит я создал реально простой и удобный инструмент, который помог компании навести порядок в исходящих платежах и вырасти дальше
Для меня это самый главный и ценный показатель, значит я создал реально простой и удобный инструмент, который помог компании навести порядок в исходящих платежах и вырасти дальше
