в удобный планировщик финансов
и аграрной техники. Производство расположено в Калининграде, а продажи осуществляются по всей России.
На момент обращения (в 2021 году) компания имела годовой оборот свыше 3 млрд.
Цель:
Автоматизировать управление финансами в компании: снизить время, которое сотрудники
тратят на сведение финансов, обеспечить собственника и руководителей компании актуальными данными в режиме реального времени.
- Создать удобный инструмент для планирования поступлений от клиентов, в нем будут работать менеджеры отдела продаж.
- Настроить автоматическую выгрузку фактических поступлений из 1С.
- Плановые и фактические платежи автоматически собирать и выводить в удобном отчете.
Как было
Работа компании велась в Google и Excel-таблицах, к которым имели доступы менеджеры
и бухгалтерия. Менеджеры вручную вносили плановые платежи, а бухгалтеры - фактические.
На это уходило много времени и мешал человеческий фактор.
2) Создали прототип отчета максимально приближенный к тому, в которой уже работал клиент, чтобы сотрудникам и топ-менеджерам клиента не пришлось перестраиваться на другой формат работа, а переход был максимально простым и удобным.
3) Описали логику выгрузки данных о фактических платежах из 1С в Битрикс24.
4) Продумали процесс работы менеджера в части планирования платежей напрямую из карточки сделки в CRM.
5) Наши технические специалисты выполнили все необходимые настройки, разработчики со стороны 1С также выполнили свою часть интеграции.
6) Протестировали процессы планирования платежей и выгрузки данных из 1С в Битрикс24.
7) Обучили менеджеров отдела продаж планировать платежи, а руководителей компании - работать с отчетом по поступлениям.
Как стало
Теперь менеджеры планируют поступления из отдельной вкладки «Платежи» в карточке сделки, указав дату, сумму платежа и тип клиента.
После того, как менеджер запланировал платеж в карточке сделки, вся информация по нему отображается в отчете по поступлениям: дата, ФИО менеджера, заказчик, ожидаемая cумма поступлений.
После создания платежа в CRM данные автоматически выгружаются в 1С, где в реестр поступлений добавляется платеж с информацией по дате поступления, сумме и с привязкой к контрагенту.
Когда от клиента поступают деньги на расчетный счет, бухгалтер разносит эти поступления по запланированным платежам и информация о них автоматически и выгружается в Битрикс24,
где отображается в едином отчете и внутри каждой карточки сделки.
В отчете на едином экране выводятся все запланированные и фактические поступления в разрезе недели. Можно посмотреть данные в разрезе по отделам, сотрудникам и типам техники
Бонус
Кроме того, мы сделали чат-бота в Телеграме, который автоматически отправляет информацию
о том, что деньги поступили на расчетный счет.
Каждый день, чат-бот отправляет руководителю факт поступлений за вчерашний день и план на сегодняшний с разбивкой по менеджерам. А менеджерам — такую же информацию по их клиентам.
- Оборот компании вырос c 3,3 до 11 млрд за период 2020 по 2023 год. (ссылка на rusprofile) С помощью отчета по поступлениям наш клиент смог эффективнее управлять финансами.
- В 3,8 раза быстрее руководитель стал получать информацию об актуальных поступлениях. Достаточно открыть отчет, куда автоматически выгружаются все данные. Или дождаться 12:00 по мск, когда чат-бот автоматически направит в Телеграм сводку по поступлениям.
- Принцип единого окна. Вся информация по запланированным и фактическим поступлениям теперь отображается на едином экране.
