Кейсы
Как я работаю
Услуги
Обсудить задачу
Кейсы
Как я работаю
Услуги
Обсудить задачу
Консультация
Единая цифровая среда для некоммерческой организации
автономная некоммерческая организация в сфере управления молодежными и общественными проектами
АНО
Было
стало
Отсутствует единый реестр всех актуальных документов по проектам, их согласование ведется через email, что значительно усложняет работу, а на поиск актуальной информации уходит очень много времени
Работа с документами по проектам организована в единой цифровой среде на базе Битрикс24, автоматизирован процесс согласования документов, бизнес-процессы работают без остановки, четко как часы уже более 5-ти лет
С какой задачей обратился клиент

Выстроить бизнес-процессы управления продажами в CRM Битрикс24

Автоматизировать процесс согласования документов по проектам: договоры, спецификации, счета, закрывающие документы

Сделать так, чтобы команда могла справляться с кратно большим количеством проектов без увеличения количества сотрудников

Ситуация на старте работы

Коммуникация между сотрудниками организации ведется в email, что сильно усложняет процесс согласования документов, которое происходит в бесконечных ветках email-писем

На поиск нужного документа может уходить по несколько часов, нет быстрого доступа к актуальным версиям документов

Дальнейший рост количества проектов только усиливал хаос в коммуникации между сотрудниками и усложнял их работу

Как выстроили работу
Изучили текущие бизнес-процессы организации, как обмениваются информацией сотрудники и где хранят актуальную информацию по документам
Сформировали обновленный список ключевых бизнес-процессов организации: реестр контрактов, доп.соглашений, счетов, закрывающих документов и др. и создали их в Битрикс24
Автоматизировали процесс согласования документов таким образом, чтобы при смене руководителя или уходе кого-либо из согласующих в отпуск, можно было в 2-3 клика обновить цепочку согласования, добавив в него актуального согласующего
Организовали тест-драйв бизнес-процессов для его проверки в работе с реальными документами, на основании чего сделали ряд улучшений настройках
Провели оффлайн-обучение команды клиента, где на конкретных примерах показали удобство и простоту работы с реестрами и процессом согласования
Передали клиента на дальнейшее сопровождение в команду интегратора Битрикс24
Что клиент получил в результате

Единую цифровую среду для удобной работы с документами по общественным проектам и быстрым доступом к актуальной версии любого документа

Простой и удобный процесс согласования документов, доступный даже со смартфона, что значительно ускорило сам процесс

Возможность оптимизировать ручную работу команды и вырасти по объемам работы без увеличения количества сотрудников

Результат в цифрах
  • 130+
    проектов единовременно находится в работе у организации
  • 250+
    часов ежемесячно экономят сотрудники организации благодаря цифровизации ключевых бизнес-процессов
  • 5+
    лет бесперебойно работают ключевые бизнес-процессы, которые мы выстроили осенью 2020 года
«Бизнес-процессы организации, запущенные нами осенью 2020 года уже пять лет работают четко и без перебоев, и ежемесячно экономят сотрудникам клиента сотни рабочих часов. Этот проект один из ключевых примеров надежности моей методики по цифровизации бизнес-процессов»
– Виктор Васечка
Похожие проекты

Хотите также навести порядок в бизнес-процессах и вырасти?

Запишитесь на бесплатный созвон с Виктором Васечка:

— разберем ваши процессы, выясним, что работает как часы, а что барахлит
— разберем команду, кто помогает развиваться, а кто наоборот, тянет на дно
— дам 3 простых шага чтобы вырасти х2


Хочу часовую консультацию