Навести порядок в бизнес-процессе согласования исходящих платежей и оцифровать его на базе Битрикс24
Запуск бизнес-процесса должен быть максимально удобным для инициаторов, чтобы не приходилось тратить много времени, также важно чтобы на старте бизнес-процесса инициатор указывал в заявке всю необходимую информацию
У сотрудников финансового отдела все платежи должны отображаться на едином экране, с возможностью видеть конкретные суммы платежей на ближайшие дни
Сотрудникам финансового отдела приходилось тратить много времени на ручной сбор заявок на оплату и дальнейшую их обработку
Отсутствовал единый реестр платежей, часть платежей терялась, срывались сроки оплаты контрагентам
Хаос в бизнес-процессе исходящих платежей сдерживал дальнейший рост холдинга и создает серьезные риски финансовых потерь
Изучили уже существующий процесс согласования исходящих платежей, определили список инициаторов, которые создавали заявку на согласование
Определили, какие данные нужны финансовому отделу для эффективной работы, и кто будет вносить эти данные в систему
Поставили задачу команде разработчиков, создать удобное окно заявки на платеж, с динамическими полями в зависимости от типа платежа. Этим самым решили две задачи: убрали человеческий фактор (когда кто-то забыл внести нужные данные) и максимально упростили инициаторам создание заявки
Определили этапы процесса, четкий результат и время нахождения карточки на каждом из этапов
Поставили технической команде задачу настроить интеграцию между Битрикс24 (где выстроили процесс согласования платежей) и 1С (где работала бухгалтерия) по сценариям: когда платеж согласован - он автоматом загружается в 1С, а когда бухгалтер отметил в 1С факт оплаты - карточка процесса автоматически меняет статус в Битрикс24
Запустили тест-драйв бизнес-процесса, в результате которого сделали ряд доработок и улучшений, провели обучение для сотрудников и руководителей клиента, подготовили детальную инструкцию
- схема обмена данными между Битрикс24 и 1С, которую за 15 минут набросали в офисе клиента совместно с командой его IT-отдела
- задача в нашем Битрикс24, где вели управление проектом и в которой работал технический специалист
- список всех настроек бизнес-процесса, которые делал технический специалист. Наглядно видно насколько глубоко, буквально на атомы мы с командой разобрали процесс. Результат - он работает как часы уже 5+ лет
В компании появился четкий и прозрачный процесс согласования исходящих платежей
Финансисты стали обрабатывать бОльшее количество платежей за мЕньшее время
Благодаря порядку в платежах холдинг продолжает устойчиво расти и развиваться
- Окно создания заявки на оплату, которую заполняет инициатор процесса
- Единый реестр всех заявок на оплату с разбивкой по этапам
- При создании заявки инициатор может выбрать желаемую дату оплаты, однако выбор ограничен платежными днями компании, они по четвергам
- Если контрагента нет в системе, инициатор создает его прямо во время заполнения заявки
- Форма динамическая, некоторые поля появляются и скрываются в зависимости от того, какой тип платежа выбран. Например, если выбрали операционный платеж -> то инициатору обязательно надо указать подразделение или заведение
- Детальная инструкция на 16 страницах, с её помощью 250+ сотрудников клиента спокойно освоили работу в этом процессе
- 55 000+
платежей согласовано через данный бизнес-процесс с момента его запуска
- ×5 разсократилось время, которое сотрудники финансового отдела тратили на обработку платежей
- ×3,5 разаускорение прохождения заявки по стадиям согласования
Это ключевой показатель того, что мы с командой сделали свою работу на высоком уровне. Всё это время бизнес моего клиента успешно растёт и развивается»
— разберем ваши процессы, выясним, что работает как часы, а что барахлит
— разберем команду, кто помогает развиваться, а кто наоборот, тянет на дно
— дам 3 простых шага чтобы вырасти х2 и не сломаться
Получить бесплатную консультацию
Просто введите свои контакты