Кейсы
Как я работаю
Услуги
Обсудить задачу
Кейсы
Как я работаю
Услуги
Обсудить задачу
Консультация
перевезли крупное диджитал агентство из зоопарка excel в единую цифровую среду
Команда из 100+ экспертов, превращающих бизнес-задачи в эффективные маркетинговые решения. работает с корпорациями и гос.заказчиками
Диджитал
Ссылка на сайт
Любой сотрудник в 2-3 клика видит информацию по смете, но только те данные которые доступны его роли. Согласование автоматизировано через телеграм-бота
Любой сотрудник с доступом мог по ошибке стереть данные в сметах, которые хранились в Excel.
Согласование шло в чатах, было долгим и запутанным — участвовало до 7 человек.
Много времени тратили на ручные правки и перенос данных
стало
Было
С какой задачей обратился клиент

Автоматизировать процесс согласования смет по проектам

Упростить и ускорить доступ сотрудников и руководителей к сметам

Сделать безопасное хранение данных по сметам, чтобы сотрудники видели только то, что нужно им для работы, а не всю смету целиком

Ситуация на старте работы

Сметы проектов хранились в отдельных эксель файлах: это было небезопасно, любой сотрудник с доступом мог по ошибке стереть данные

Согласование смет проходило в чатах, был сложным и запутанным, в нём могло участвовать по 5-7 человек (специалист, менеджер, руководитель департамента, финансовый и исполнительный директоры)

Сотрудники тратили много времени на ручные правки смет и перенос данных между ними

Как выстроили работу
Провели более 15-ти мозговых штурмов, на которых детально разобрали текущую систему хранения смет и бизнес-процесс работы с ними
Продумали архитектуру хранения данных и создали необходимые реестры: проектов, смет, центров компетенций, единиц измерения, услуг, ролей и т.д. (всего более 11 реестров)


За основу взяли коробочный битрикс24, смарт-процессы, универсальные списки и инфоблоки

Подключили команду разработчиков для разработки необходимых модулей
Автоматизировали доступ к данным в смете в зависимости от роли сотрудника, например, менеджер видит всю смету, руководитель smm-отдела только строки с услугами своего отдела
Автоматизировали процесс согласования смет: сделали конструктор цепочек согласования (чтобы клиент мог создавать любые цепочки и конфигурации согласования, в зависимости от роли инициатора согласования), подключили телеграм-бот, куда каждому участнику согласования приходило уведомление и информация о предмете согласования
Закрыли для сотрудников доступ к изменениям уже согласованной сметы
Создали реестр платежей (входящих поступлений и оплат подрядчикам), куда финансовый отдел мог выгружать платежи из онлайн-банка и распределять их по разделам смет => в режиме реального времени в сметах стали отображаться оплаты от клиентов, расходы на подрядчиков и маржинальность по каждой услуге
Из сотрудников финансового отдела создали в команде клиента центр компетенций по Битрикс24. Это продвинутые пользователи системы, которые участвовали в создании технических заданий, тестировании обновлений и обучении остальных сотрудников компании
После запуска основной части настроек передали проект партнерам-интеграторам на сопровождение и дальнейшее развитие
Что клиент получил в результате

Единую цифровую среду, для работы со сметами по проектам

У финансового и исполнительного директоров появился доступ ко всем сметам проектов в режиме реального времени, в 2-3 клика

Автоматизированный и прозрачный процесс согласования смет через телеграм-бота

Новый уровень в безопасности, каждый сотрудник видит в сметах только доступные для его роли данные

Ключевые данные по сметам (общая сумма, поступления, расчеты с подрядчиками, маржинальность) стали доступны в режиме реального времени

Финансовый отдел смог обрабатывать бОльшее количество проектов без увеличения численности команды

Результат в цифрах
  • 650 +
    смет загрузил клиент в систему за время работы в ней
  • 15+
    цепочек согласования создал клиент с помощью конструктора, который мы для него разработали
  • 2-3 клика
    нужно руководителям и сотрудникам, чтобы получить доступ к любой смете
«Этот кейс оказался одним из самых интересных и сложных благодаря объёмным сметам и большому количеству данных, задействованных в бизнес-процессе их создания. Хочу отметить вовлечённость команды клиента — благодаря совместной работе мы разобрали процесс на атомы и создали для него единую цифровую среду. Это одно из лучших решений на рынке»
– Виктор Васечка
Отзыв от клиента
Похожие проекты
Хотите также навести порядок в бизнес-процессах и вырасти?
Запишитесь на бесплатный созвон с Виктором Васечка:

— разберем ваши процессы, выясним, что работает как часы, а что барахлит
— разберем команду, кто помогает развиваться, а кто наоборот, тянет на дно
— дам 3 простых шага чтобы вырасти х2 и не сломаться



Хочу часовую консультацию