Практикум

Автоматизация работы со сметами в «Менделеев Маркетинг»

Менделеев Маркетинг

Команда из 100+ экспертов, превращающих бизнес-задачи в эффективные маркетинговые решения. Среди клиентов — корпорации и государственные заказчики

Диджитал-агентство

Было

стало

Сметы хранились в отдельных Excel-файлах, что было небезопасно и рискованно.
Любой сотрудник с доступом мог по ошибке стереть данные.
Согласование шло в чатах, было долгим и запутанным — участвовало до 7 человек.
Много времени тратили на ручные правки и перенос данных

Единая цифровая среда на базе Битрикс24.
Автоматизированный доступ к данным по ролям.
Процесс согласования реализован через конструктор цепочек + уведомления в Telegram-боте.
Ключевые данные по сметам доступны в 2–3 клика, обновляются в реальном времени

С какой задачей обратился клиент

Автоматизировать процесс согласования смет по проектам

Упростить и ускорить доступ сотрудников и руководителей к сметам

Обеспечить безопасное хранение данных — сотрудники видят только то, что относится к их роли

Ситуация на старте работы

Сметы — в отдельных Excel, небезопасно и неудобно

Сложное согласование в чатах, до 5–7 участников на один процесс

Ручное внесение правок и перенос данных между файлами

Сделали так, чтобы сотрудники не могли менять уже согласованную смету

После запуска основной части настроек передали проект партнерам-интеграторам на сопровождение и дальнейшее развитие

Сформирован центр компетенций по Битрикс24 из сотрудников финансового отдела, которые выступали в роли экспертов: участвовали в разработке ТЗ, тестировании обновлений и обучении других сотрудников компании

Автоматизировали процесс согласования благодаря конструктору цепочек, позволяющему создавать гибкие конфигурации. Уведомления и информация о согласовании отправляются участникам через Telegram-бот

Создали реестр платежей, интегрированный с онлайн-банком. Теперь финансовый отдел может выгружать и распределять платежи по сметам, что позволяет отслеживать оплаты, расходы и маржинальность в реальном времени

09

04

Провели более 15-ти мозговых штурмов, на которых детально разобрали текущую систему хранения смет и бизнес-процесс работы с ними

05

Как выстроили работу

Выстроили CJM (путь коммуникации инвесторов с компанией) и автоматизировали его с помощью чат-бота телеграм, через который происходит регистрация новых инвесторов, связь с менеджером, и оповещение инвесторов о новых проектах и возможностях

Автоматизировали доступ к данным в смете в зависимости от роли сотрудника, например, менеджер видит всю смету, руководитель smm-отдела только строки с услугами своего отдела

Для автоматизации процессов подключили команду разработчиков и тестировщиков

Что клиент получил в результате

Единая цифровая среда для работы со сметами.
Автоматизированный процесс согласования

Высокий уровень безопасности данных по ролям.
Ключевые показатели по сметам — в реальном времени

Доступ к любой смете за 3–4 клика

Результат в цифрах

650+

15+

3–4 клика

смет загружено в систему

цепочек согласований создано

доступ к любой смете

«Этот кейс оказался одним из самых интересных и сложных благодаря объёмным сметам и большому количеству данных, задействованных в бизнес-процессе их создания. Хочу отметить вовлечённость команды клиента — благодаря совместной работе мы разобрали процесс на атомы и создали для него единую цифровую среду. Это одно из лучших решений на рынке»

– Виктор Васечка

Отзыв от клиента

похожие Проекты

Хотите также навести порядок в бизнес-процессах и вырасти?

Запишитесь на бесплатную консультацию с Виктором Васечка на которой мы разберем ваши бизнес-процессы, что уже работает как часы, а где барахлит и тянет компанию назад